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汽車租賃行業信息化調查及解決方案推薦

編輯:洛陽好運來汽車服務有限公司  時間:2012/03/09  字號:
摘要:汽車租賃行業信息化調查及解決方案推薦
改革開放以來,隨著社會經濟水平的提高,國內汽車租賃企業經過十幾年的發展,逐步形成規模,并成為一個行業,這些公司的規模從汽車擁有臺數在20輛左右的到2000輛車的不等,每個公司分管的業務部從一個到二十個不等。以北京市的汽車租賃企業為例,目前現有從事汽車租賃及配套服務的公司達130多家,這些公司的規模一般都在100臺車以上,其中中等規模的租賃企業擁有車輛數在400臺到500臺,另外,還有部分800臺以上的大型汽車租賃公司。
資本密集型行業的風險汽車租賃是一個資本密集型行業,因此,如何防范經營風險是這個行業企業最為關心的問題。以北京中等規模的汽車租賃企業為例,每個員工平均要管幾十輛車,而且像這樣規模的企業在不同地區會設有很多網點,網點一多增加了管理的難度。首汽租賃有限責任公司網絡運營中心總監何小川向記者介紹說:“汽車租賃這個行業,流動資本占有比例較大,車輛天天在外面跑,而且門店也在外面,僅北京市區公司共十四個網點,管理起來非常不方便,以前公司經常遭遇騙租的情況,丟失的車輛占騙租總車輛的20-30%,這對于資本雄厚的企業還可堪重負,但對于那些剛起步或小規模的企業簡直是不堪一擊的。”行業內對于這種騙租行為形象地稱為“跑冒滴漏”。
由于跨區域管理上的混亂和沒有任何監控手段加以控制,過去騙租的現象時有發生。要解決上述問題防范風險“只有通過現代化、信息化的手段來管理企業,才能降低企業經營風險,這是企業的不二法門。”何小川言辭堅定地說道。
目前,為了防范這一風險,業內企業普遍采用三種方式改善企業管理:GPS監控、網點聯網、客戶關系管理。GPS即全球衛星定位系統,它可以對車輛的運行狀態進行實時的動態監控,利用其車輛定位、遠程鎖定車輛、越界報警、超速報警等功能對車輛的管理者給予有用的信息,從而達到對租賃車輛的有效管理。另外,GPS在這一行業的應用,對于擴大汽車租賃企業的業務范圍起到了非常重要的作用。如果沒有GPS監控,汽車租賃公司很多擔風險的業務都不敢做,超區域、超時限的還車行為都會讓企業老板提心吊膽。使用GPS后,一方面汽車租賃企業的業務范圍擴大了,不再僅限于以前的小范圍租賃,另一方面將企業的損失降到了最低,老板心里更加踏實。
其次,CRM客戶關系管理系統是行業軟件必不可少的組成部分,它對汽車租賃企業的風險防范同樣起著重要的作用。其通過對每一位租賃車輛的客人建立檔案,來考量該客戶的信譽度,這些檔案包括:客戶的基本信息、歷史消費、違規情況等。一方面,通過評估客戶信用狀況判斷該客戶給租賃公司帶來的潛在風險,對于那些信用度好的客戶汽車租賃公司會很容易把車租給這部分人,而那些無客戶記錄的客戶其審核的程序會相對嚴格,對資質差的客戶系統則建立了黑名單,通過提醒、警告、限制租車的方法防范風險。另一方面,該管理模塊配合總業務系統,對欠費車輛或逾期未歸還的車輛予以催繳和催促。
再次,通過對企業中不同網點之間的聯網,達到信息共享。公司各個門店和網點的業務信息都會上傳給總部服務器,由總部統一收集信息進行系統管理,一方面可以實時的掌握各網點車輛的出租情況,便于集中、高效管理。另一方面通過網絡,查找到在某門店進行業務來往的客戶的信用記錄,評估其信用狀況。
通過以上三種手段,汽車租賃企業可以輕松的掌控風險,也是目前大部分企業普遍采用的幾種方式。何小川指出,“GPS監控、網絡化經營、客戶關系管理這些手段都是租賃企業信息化的一部分,沒有這些手段企業是無法繼續做大的。所以信息化對于這個行業是非常重要的。它和其他行業如酒店行業不一樣,住酒店雖然也需要提供客人的身份證明,但即使是假證明甚至沒有,酒店也不會損失什么,但租賃行業這樣做就太冒險了,如果我們沒有辦法驗證客人的身份就沒有辦法將車輛租給他,因此,我們只有依賴信息化建設才能成長。”
以上三種手段是結合使用的,比如,某人客戶從租賃公司的某一門店租了車,而后又到另一門店租車,在每一處租車的行為都會記錄在系統內部,如果該客戶信用度較高,則租賃公司承擔潛在的風險就會低,因而會比較容易再租車給他,如果該客戶的租賃合同到期仍未歸還,系統會發出提示給汽車租賃公司的管理人員,另外,通過GPS定位其行駛的范圍,如果超出了合同規定的范圍會對其跟蹤,并將車輛拿回來。
信息化助燃 奔上快車道在歐美等國家汽車租賃行為是非常普遍的,外出、旅行都非常習慣租賃這種方式,汽車租賃企業的網點都以連鎖店、超市等形式出現。國內由于人民生活水平和消費習慣的階段性限制,汽車租賃企業從整體上講,市場規模都比較小,行業還比較弱勢。國內專業從事汽車租賃企業中號稱規模最大的公司,總擁有車數也不過在2000輛左右,而在國外,大規模的汽車租賃企業會擁有數十萬輛汽車。還以北京為例,北京整體租賃車輛在2萬臺,用于出租車的數目在6萬臺,而國外一座大城市,單用于個人和商務租賃車輛的總數就達到幾十萬輛,差距非常大。
這從另一側面也反映出國內汽車租賃市場的潛力還非常巨大,而近幾年汽車租賃企業的飛快地發展速度也印證了這一點。何小川向記者介紹說:“首汽公司在1998年以前僅有不到400輛車,到2003年發展到了1000輛左右,而到2005年這一數字就已經達到了2000臺,這個行業的發展越來快了,整體市場空間也是非常大的,對于首汽,在不遠的將來發展到幾萬輛車是很現實的。目前,許多城市還沒有放開對外地人員的租賃業務,一旦這一環節打破,這種潛力和需求就會爆發出來。”何小川話峰一轉說,“我們正在為這一行業的‘井噴’做準備。這一過程要靠信息化來完成,首汽發展到現在的規模完全不可能脫離信息化單獨運轉,哪怕是幾個小時。”
何小川這一席話并不是誑語,信息化為汽車租賃企業解決了兩個致命的弱點,第一,由于怕承擔風險,企業很多業務不敢做,使這個行業現在需求上來了,苦于信用體制的不完善而無法達成交易,通過前文的敘述這一擔心基本可以消除。第二,對于一個汽車租賃企業來說,選購什么車型事故和消耗最少、需求量最多是企業主最關心的問題,而這是需要經過一段時間使用后,運用復雜的程式核算出來的,這一過程人腦遠遠不及電腦。企業的信息化建設可以實現企業單車核算的問題,為企業持續快速發展提供有力的依據。
他解釋到,“一個汽車租賃企業最關心的就是所持車輛中的哪些車型總體消耗成本最低、且單車帶來的效益最高,通俗地講就是某款車型能不能給企業帶來最大利潤。以前完全根據經驗人為地評定某款車型給企業帶來的利潤,這樣做經常容易造成漏判、錯判,對不同車型的事故數、維修記錄、油耗、保險、養路費等消耗成本相加,算出消耗成本最低的,再憑經驗列出易租車型的名列,名次在前的要加分,這樣兩項一減一加,得出綜合得分最高的車型,即是下次購車的首選目標。”
然而手工計算、評定一款車型的利潤率,是不準確且非常繁瑣的一項工作。首先,一般汽車租賃企業都有大大小小幾個門店,每個門店都有一本到幾本登記著不同型號車輛的出租記錄、維修記錄、搶修記錄以及油耗等信息。將這些信息按照不同車型分別相加,算出每個門店每個型號車輛的出租、維修、搶修等次數及能源消耗成本。最后再將每個門店的結果匯總算出全公司每個車型的結果,每個門店經營一段時間都會有成千張單據,每個單據都要手工計算,這一過程是相當耗時和繁瑣的。其次,手工核算非常容易出現錯誤,當手工計算的結果與經驗差距很多時往往要復查,費時費力。
現在由于信息系統的模塊項里不僅有租賃主業務項,而且加入了相關輔助業務模塊,如維修記錄、事故記錄、油耗、保險、養路費等成本記錄,這樣企業可以通過該系統,直接點擊即可實時地查詢到某款車型的單車核算利潤,大大節省了核算的時間,并且準確率達到百分之百。
成功用戶案例新疆烏魯木齊首遠汽車租賃公司成立于1999年,經過幾年的發展,目前該公司是烏魯木齊規模最大的汽車租賃企業之一,公司業務范圍涉及單位等團體活動、野外考察、團隊旅游、商務活動、自駕休閑等。其擁有別克、紅旗、奧迪、桑塔納、凱越、帕薩特、凱旋、伊蘭特、馬自達、尼桑風度、雪佛藍、瑞風、東南、捷達、尼桑途樂、賽歐、POLO、全順、考斯特、本田雅閣等多種車型,共近百輛,總資產達1000多萬元。
該公司總經理王志平向記者講述到:“公司是從六輛桑塔納轎車起家的,業務量少的時候通過手工記賬管理還可以應付,但隨著公司規模的快速發展壯大,原有的管理方式已經不能滿足企業的發展步伐,車輛是流動的,我們在烏魯木齊市又有幾個網點,這時手工操作的弊端明顯的體現出來,客戶與公司所簽的合同存檔一大撂,每個公司的各分網點都有一筆自己的合同存檔,管理起來非常分散,難度也加大很多。沒上系統前,出現過客戶把車轉租給其他人的現象,對于這種情況我們是無法監控的,這給我們帶來了很大麻煩。考慮到如果沒有一個信息化的管理手段,紙和筆手工操作是無法管理的。為了強化公司管理水平,我們上了一套首汽租賃業務管理系統標準版。”
據了解,新疆首遠使用的這套軟件功能比較簡潔,涉及到日常車輛租賃等主要業務管理,用于管理該公司近100輛車,并采用了B/S模式的網絡版軟件,分別用于總公司和其在烏魯木齊市的其它四個網點。到目前為止該系統運行了兩年左右的時間,中間升過一次級,運行一直都非常穩定,維護起來非常簡單。王志平告訴筆者:“以前我們要找某一客戶的合同存檔通常要翻半天,現在一調就出來了,不僅對于某輛車各方面的信息都一目了然,而且對全局的掌控、做統計也都盡在眼底、非常方便。”
福建贏太汽車商務有限公司是一家小規模企業,車輛總擁有臺數在50臺左右,公司沈經理談到行業使用什么軟件時,感慨地說,“功能一定要簡化,這個行業的從業人員的水平有限,都是從沒有系統到用到系統,之前都沒有使用經驗,一個系統好不好,首先要讓員工普遍接受才行,不然系統太復雜、員工無法操作,再好的系統也是白費。”該公司采用連鎖經營,目前在石獅市擁有三家門店,在其正式使用信息系統之前,嘗試了幾家軟件公司的產品,但都是因為軟件的功能設置過于復雜而摒棄了。這是個呈反比的換算,用戶使用得越簡單、開發人員花費在代碼上的時間就越多,鼎豐科技的開發人員向記者透露:“為了讓軟件簡化,工作量比正常開發要大一倍,一個好的管理軟件算下來其補錯的工作量占到總工作量的70%,而真正用于執行的代碼只占30%。為了預防用戶人為的誤操作,看似簡單的提示框,后臺經常要涉及到很多其他模塊內容。”
方案推薦理由首汽汽車租賃管理軟件是由首汽租賃有限公司開發的一套行業軟件,目前在北京已經有超過70家具有相當規模的租賃企業使用該軟件。首汽公司在上海、深圳、青島、福州、昆明等地都有代辦處或分公司,這些異地網點也都在使用該產品。
從行業整體分布來看,汽車租賃業比較發達的地區城市有北京,上海,廣州,深圳等地,其他二線城市如南京、武漢、沈陽等地也有比較好的發展,其中,北京汽車租賃業務量占到全國的40%以上。這些地區城市都對租賃管理系統有著比較好的應用需求,在汽車租賃業務占有絕對優勢的北京,首汽的租賃管理軟件系統又是首屈一指的。
首汽租賃管理系統除了在北京三個最大的汽車租賃企業都使用以外,一些小規模的企業也都紛紛訂制該產品。最初這個行業規模都比較小,幾乎同時起步做管理軟件的還有另外兩家:新概念租賃公司、通利達公司,但最終都因為資金和市場定位問題而退出行業軟件的市場。
國內很多軟件都是照搬國外的經驗,但國外的社會環境和管理體制與國內的實際是有著非常大的區別的,國外的軟件相對于國內做得過于理想化,而這與國內相對落后的實際情況不相符,比如,國外汽車租賃軟件強調預訂,所有業務都要經過預訂流程,實行中央控制,但國內主要以門店業務為主,絕大部分都是面對面交流,如果軟件開發再以中央控制為主則太過于死板且不符合實際。
首汽汽車租賃管理軟件吸取了國外信息化系統建設的經驗,同時結合了本土化特色、與國內實際結合地更緊密。其設計開發了八大體系內容,除了基本的業務基本模塊:建租賃合同、續租、還車、車輛管理、客戶管理、權限管理等,還包括辦公OA、財務核算、監管控制、GPS等。該軟件全部基于B/S應用技術平臺開發,除了支持Oracle等大型數據庫外,還支持MySQL、Access等數據庫的應用,這些都方便了租賃企業的網絡維護與統一管理。另外,該軟件的另一大特色是其擁有非常強的業務邏輯性,軟件與汽車租賃企業的業務流程緊密結合,在基本業務操作等功能和統計流程上,都體現了良好的系統嚴密性。
經過幾年的改進和不斷升級調試,首汽租賃管理系統目前得到了用戶的好評,在系統的穩定性和功能模塊的覆蓋范圍上都堪稱行業首選。在汽車租賃業務量占全國最多的北京,其軟件使用率占到一半以上,該軟件對行業的發展促進作用毋庸置疑。
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